Adatvédelmi tájékoztató

Adatvédelmi szabályzat a Zöld Út Nyelvvizsgaközpont nyelvvizsgáztatással kapcsolatos adatkezeléseiről

1. Jogszabályi háttér

A Zöld Út Nyelvvizsgaközpont (a továbbiakban: Vizsgaközpont) nyelvvizsgáztatás-szolgáltatást nyújt a jelentkezők számára. A nyelvvizsga letételének részletes feltételeit az idegennyelv-tudást igazoló államilag elismert nyelvvizsgáztatásról és a külföldön kiállított, idegennyelv-tudást igazoló nyelvvizsga- bizonyítványok Magyarországon történő honosításáról szóló 137/2008. (V. 16.) Korm. rendelet (továbbiakban: Korm.rend.), valamint az Oktatási Hivatal Nyelvvizsgáztatási Akkreditációs Központja (továbbiakban: OH NYAK) által jóváhagyott vizsgaszabályzat határozza meg.

A Vizsgaközpont az információs önrendelkezési jogról és az információszabadságról szóló 2011. évi CXII. törvény (továbbiakban: Infotv.) 20. § alapján a nyelvvizsgáztatással kapcsolatos adatkezeléseinek feltételeiről az alábbi tájékoztatást adja.

A Vizsgaközpont nyelvvizsgáztatásra jogosító akkreditációs azonosítója: AK-XV/1/2001.

2. Vizsgaközpont, vizsgahelyek és értékelők

A nyelvvizsgáztatással kapcsolatos személyes adatok adatkezelője a Vizsgaközpont (2100 Gödöllő Páter Károly u. 1.,honlap: www.zoldut.szie.hu, e-mail: zoldut@fh.szie.hu).

A Vizsgaközpont azon adatokat kezeli, melyek a vizsgára jelentkezéskor, valamint a vizsga alatt keletkeznek. A Vizsgaközpont erre a célra külön adatkezelőt nem vesz igénybe.

A Vizsgaközpont az OH NYAK-nak történő kötelező adatszolgáltatáson (Korm. Rend. 4. § (4) bekezdés és 5. § (2) bekezdés) kívül adattovábbítást csak esetleges jogszabályi kötelezettsége alapján végez.

A nyelvvizsga tényleges lebonyolítása a Vizsgaközpontban vagy a Vizsgaközponttal szerződéses viszonyban álló Vizsgahelyeken történik, amelyek adatfeldolgozóként működnek közre.

A Vizsgahelyek mindenkor hatályos listája, és elérhetőségük a Vizsgahelyek menüpont alatt érhető el.

A Vizsgaközpontban és a Vizsgahelyeken az értékelők, illetve vizsgáztatók, mint adatfeldolgozók működnek közre. Az adatfeldolgozók az adatkezelést érintő érdemi döntést azonban nem hozhatnak, a tudomásukra jutott személyes adatokat kizárólag az adatkezelő rendelkezései szerint dolgozhatják fel, saját célra adatfeldolgozást nem végezhetnek. A Vizsgahelyek kizárólag a náluk vizsgázó érintettek személyes adataihoz, az értékelők kizárólag az általuk értékelt dolgozatokhoz férnek hozzá, és csak azon adatokhoz, amelyek a feladataik ellátásához feltétlen szükségesek. A vizsgáztatók a vizsga kezdetét megelőzően jogosultak ellenőrizni a vizsgázók személyazonosságát. Az adatokat kötelesek bizalmasan – az adatkezelő által adott utasításoknak megfelelően – kezelni.

3. A jelentkezés során megadott személyes adatok kezelésének feltételei

A nyelvvizsgára történő jelentkezés jelentkezési űrlap kitöltésével történik, amelynek keretében a leendő vizsgázó megadja az alábbi adatokat:

  • az azonosító adatait (neve, anyja neve, születési adatai, neme, személyazonosító okmány száma és típusa, lejárata, állandó lakcíme, e-mail címe), mely adatok kezelésének célja az érintett egyértelmű azonosítása, valamint a Korm. rend. 4. § (4) bekezdése és az 5. § (2a) bekezdése alapján a nyelvvizsga-anyakönyv kitöltése;
  • opcionálisan a levelezési címét és telefonszámát a hivatalos iratok kézbesítése valamint a vizsga lebonyolításához szükséges – gyakran gyors kapcsolatfelvételt igénylő – kapcsolattartás céljából;
  • a számla kiállításához szükséges adatokat (számlázás módja, számlázási cím). Amennyiben a fizető eltér, a fizető neve, címe, opcionálisan az adószáma;
  • a jelentkező a jelentkezési lapon bejelöli, hogy a Szent István Egyetem hallgatója-e, mely információt statisztikai céllal kezeli az adatkezelő;
  • a választott nyelvvizsgával kapcsolatos adatokat (vizsganyelv, vizsgahely, vizsgaszint) amely adatok kezelésének célja a nyelvvizsga lebonyolításának biztosítása; valamint a Korm. rend. 4. § (4) bekezdése és az 5. § (2a) bekezdése alapján a nyelvvizsga-anyakönyv kitöltése;
4. A nyelvvizsga során keletkezett személyes adatok kezelésének feltételei

A nyelvvizsga során az érintett által megadott adatokon kívül további személyes adatok jönnek létre:

  • a szóbeli vizsgáról, a vizsgázó beleegyezése alapján hangfelvétel készül. A hangfelvétel készítésének célja, hogy szükség esetén az újraértékelésre jogosultsággal rendelkező vizsgáztató bizottság tájékozódhasson, ezért a hangfelvételt megismerni kizárólag az eljáró, újraértékelést végző bizottság jogosult. A hangfelvétel készítésének másodlagos célja, hogy a Vizsgaközpont vizsgáztatóinak szakmai tevékenységét felügyelő szakhatóság vizsgálati eljárása során abból tájékozódhasson a szakmai munkáról, ezért ennek során a hangfelvétel megismerésére a szakhatóság kirendelt ellenőre illetve a Vizsgaközpont illetékes vezetője jogosult. A Vizsgaközpont tájékoztatja a vizsgázót, hogy a hangfelvétel a vizsgán megszólaló valamennyi személy hanganyagát tartalmazza, ennek megfelelően a személyes adatok védelme érdekében a fent írtaktól eltérő személyeknek (beleértve a vizsgán résztvevőket is) nem kiadható. A hangfelvételeket, valamint a szóbeli vizsgáról készült jegyzőkönyveket, illetve battériákat a Vizsgahely az utolsó vizsgát követő munkanapon juttatja el a Vizsgaközpontba.
  • személyes adatnak számítanak az írásbeli vizsga keretében elkészített és beadott válaszlapok is, amely dokumentumok kezelésének célja a vizsga eredményének megállapítása, valamint a Korm. rend. 4. § (4) bekezdése és az 5. § (2a) bekezdése alapján a nyelvvizsga-anyakönyv kitöltése. Ezen dokumentumokat a vizsgát követő munkanapon a Vizsgahely eljuttatja a Vizsgaközpontba. A Vizsgaközpontban a dolgozatok a kijelölt javító kollegákhoz kerülnek, majd a javítást követően a Vizsgaközpont irodájába, ahol a Vizsgaközpont munkatársai az eredményeket összesítik és az adatbázisban rögzítik.
  • Ezt követően a dolgozatok, valamint a hanganyagokat tartalmazó adathordozók (CD-k) páncélszekrénybe kerülnek a felülvizsgálati és megtekintési időszak lezárultáig. A megtekintési időszak lezárultát követően a dokumentumok archiválásra kerülnek és a Vizsgaközpont további 3 évig elzárva őrzi őket, mely adatkezelés célja az OH NYAK által folytatott ellenőrzés esetén a dokumentumok bemutatása. A 3 évet követően a Vizsgaközpont munkatársai a tárolt dokumentumokat szakszerűen megsemmisítik;
  • a vizsga értékelése, eredménye, a vizsgarészenként elért pontok és a vizsgán elért pontszám az elérhető összpontszám százalékában kifejezve, mely adatkezelés célja a Korm. rend. 4. § (4) bekezdése és az 5. § (2a) bekezdése alapján a nyelvvizsga-anyakönyv kitöltése.
  • a bizonyítvány száma, mely adat kezelésének célja a Korm. rend. 4. § (4) bekezdése és az 5. § (2a) bekezdése alapján a nyelvvizsga-anyakönyv kitöltése.

5. A kiállított nyelvvizsga bizonyítványok

A sikeresen teljesített nyelvvizsgák alapján kiállított bizonyítványok a Vizsgaközpontban, illetve a Vizsgahelyeken vehetők át a kiállítástól számított egy éven belül. Az egy évig át nem vett bizonyítványokat a Vizsgahely visszajuttatja a Vizsgaközpontba, ahol a Vizsgaközpont törvényi kötelezettségének eleget téve megsemmisíti a nyelvvizsga bizonyítványokat (Korm. Rend. 4. § (4) bekezdés).

6. A Vizsgaközpont elektronikus nyilvántartása

A Vizsgaközpont a Vizsgaközpontban illetve a Vizsgahelyeken lezajlott nyelvvizsgákról, azok eredményeiről, a vizsgázók jelentkezéskor megadott adatairól elektronikus nyilvántartást vezet, melyhez a Vizsgaközpont munkatársai, a Vizsgaközpont rendszergazdája valamint a Szent István Egyetem Informatikai Főosztálya fér hozzá.

Az adatbázisban tárolt adatokat a Vizsgaközpont 10 évig őrzi meg, mely adatkezelés célja a későbbi ellenőrzések, illetve hatósági megkereséseknek való elégtétel.

7. Az adatkezelés jogalapja és időtartama

Az adatkezelés az érintett jelentkezéssel megadott egyértelmű és önkéntes hozzájárulásán alapul (Infotv. 5. § (1) a); 8. § (1) a)).

A Vizsgaközpont az adatkezelést az érintett hozzájárulásának visszavonásáig illetve a jogi kötelezettségeinek teljesítéséig végzi, mely értelmében megvalósul az Infotv. 6. § (5) bekezdésében foglaltak szerinti adatkezelés is.

Az OH NYAK által közzétett Akkreditációs Kézikönyv rendelkezéseinek megfelelően a Vizsgaközpont a vizsgadolgozatokat és az írásbeli valamint szóbeli feladatokat, a megírt dolgozatokat, a szóbeli vizsgák hangfelvételeit és a vizsgafejlesztéshez és lebonyolításhoz kapcsolódó minden dokumentumot 3 évig (36 hónapig) köteles megőrizni és az Oktatási Hivatalról szóló 121/2013. (IV. 26.) Korm. rendelet 5. §-a szerinti ellenőrzés alkalmával bemutatni. 

8. Érintetti jogok és jogorvoslati lehetőségek

Az érintett az Infotv. 14-15. §-ai alapján bármikor tájékoztatást kérhet személyesen, e-mailben vagy postai úton a személyes adatait érintő adatkezelés körülményeiről.

Amennyiben a tájékoztatás személyes adatokat is érint, biztosítani kell, hogy ahhoz kizárólag az érintett férjen hozzá.

Az érintett az Infotv. alapján kérheti a valóságnak nem megfelelő (téves, pontatlan vagy hiányos) személyes adatainak helyesbítését.

Az érintett hozzájárulásával kezelt adatok tekintetében az érintett kérheti a személyes adatainak törlését. A személyes adat nem törölhető, ha annak kezelésére az Infotv. 6. § (5) pontja alapján a Vizsgahelyre vonatkozó jogi kötelezettség teljesítése céljából kerül sor. Az érintettet e tényről tájékoztatni kell. Az érintett ez esetben élhet az Infotv. 21. §-ban foglalt tiltakozás jogával, melyet az adatkezelő a kérelem benyújtásától számított legrövidebb időn, de legfeljebb 15 napon belül megvizsgál, annak megalapozottsága kérdésében döntést hoz, és döntéséről a kérelmezőt írásban tájékoztatja.

A személyes adatokat emellett törölni kell, ha

  • a kezelése jogellenes;
  • az hiányos vagy téves – és ez az állapot jogszerűen nem orvosolható, feltéve, hogy a törlést törvény nem zárja ki;
  • az adatkezelés célja megszűnt, vagy az adatok tárolásának törvényben meghatározott határideje lejárt;
  • azt a bíróság vagy a Hatóság elrendelte.

A helyesbítés, törlés vagy tiltakozás iránti igény – az érintett egyértelmű személyazonosítása mellett – személyesen vagy írásban kezdeményezhető. A helyesbítést és az adatok törlését az adatkezelő 15 napon belül elvégzi. Amennyiben a személyes adatok kezelésével kapcsolatban jogsérelem következett be, vagy annak közvetlen veszélye fennáll, az érintett a Nemzeti Adatvédelmi és Információszabadság Hatóságnál (NAIH, 1125 Budapest, Szilágyi Erzsébet fasor 22/c, 06 (1) 391-1400, ugyfelszolgalat@naih.hu, www.naih.hu) bejelentéssel vizsgálatot kezdeményezhet.

Az érintett a tájékoztatási, helyesbítési, törlési vagy tiltakozási jogának megsértése esetén bírósághoz fordulhat. A per elbírálása a törvényszék hatáskörébe tartozik,  mely esetben az ügyben soron kívül jár el.  A per - az érintett választása szerint - az érintett lakóhelye vagy tartózkodási helye szerinti törvényszék előtt is megindítható.

Amennyiben a személyes adatok jogellenes kezelésével az adatkezelő az érintettnek kárt okoz vagy a személyiségi jogait megsérti, az érintett kártérítést illetve sérelemdíjat követelhet.

Gödöllő, 2017. szeptember 6.